Cómo se hace una nómina paso a paso

Contar con personas empleadas implica ciertas obligaciones formales, entre las que destaca la gestión de los recibos salariales.

Saber cómo se hace una nómina paso a paso es clave para hacerlo todo correctamente.

Qué es una nómina

Una nómina es un documento que sirve como justificante de pago del salario de las personas empleadas y también de los pagos que corresponden en concepto de cotización a la Seguridad Social y las retenciones del IRPF del trabajador.

En la nómina se recoge información importante, como el sueldo que recibe la persona a cambio del trabajo realizado, las retenciones que se le practican y otras percepciones económicas adicionales.

Qué hay que tener en cuenta al elaborar una nómina

Algunos elementos que influyen a la hora de realizar una nómina son:

• Tipo de contrato. Si es temporal o indefinido puede hacer que varíen algunos aspectos, como los porcentajes de la cotización de la persona empleada.
• Situación laboral . Si es a tiempo parcial o completa y si se compagina esta actividad con otra.
• Convenio colectivo de aplicación. Puede influir en los conceptos a percibir y otros derechos.
• Salario bruto anual. Tiene relación con el convenio y también con el Salario Mínimo Interprofesional vigente.
• Duración del contrato. Puede ser de duración indefinida o tener fecha de inicio y fin.
• Número de pagas. Si son de 12 o 14 pagas.
• Pagas extra. Número de pagas, composición e importe, además del momento de devengo.
• Categoría profesional y grupo de cotización. Estos dos aspectos tienen relación directa con el salario y también con la cotización.
• Bajas. Si la persona empleada está de baja puede variar el importe que va a cobrar y también la cotización.

Partes de una nómina

Existe determinada información básica sobre la empresa, la persona empleada y los conceptos económicos que se incluye en la nómina, además de la cotización y las retenciones .Todos estos datos se distribuyen en las diferentes partes en que se divide una nómina, como pueden ser las siguientes:

Encabezado

Se encuentra en la parte superior del documento y en él se deben incluir los datos identificativos tanto de la empresa como de la persona empleada:

• Empresa. Se especificará su denominación social, dirección, CIF y código de la cuenta de cotización de la Seguridad Social.
• Persona empleada. Se incluirán su nombre y apellidos, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría profesional y antigüedad en la empresa.

Además de los datos identificativos también se encuentra en esta parte el periodo de liquidación de la nómina, que habitualmente es de un mes.

Devengos

En esta parte se recogen todos los ingresos que va a percibir la persona empleada. Concretamente:

• Percepciones salariales. Como el salario base, los complementos y las horas extra.
• Percepciones no salariales. Aquí podrían estar las indemnizaciones, dietas, gastos de transporte y prestaciones de la Seguridad Social.

Deducciones

Las deducciones son las aportaciones tanto a la Seguridad Social en concepto de cotizaciones, como las retenciones a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), además de anticipos y otras deducciones.

Todos estos conceptos se restan del total de devengos a los que tiene derecho la persona empleada.

El resultado es el líquido a percibir o salario neto, que es la cantidad recibida.

Base de cotización

La base de cotización es el total de devengos a los que se aplica el porcentaje para el cálculo de las aportaciones de la empresa y la persona empleada a la Seguridad Social.

Está formada por conceptos como el salario base, las horas extra y las pagas extraordinarias. Sin embargo, otros como las dietas y los gastos de transporte no estarían incluidos.

Base de IRPF

Es la base a la que se aplica un porcentaje que sirve de adelanto a los pagos del IRPF que tiene que hacer la persona empleada anualmente en la Declaración de la Renta.

El tipo puede variar según las circunstancias personales y también del nivel de ingresos.

Pie de nómina

En él se incluye la fecha y la firma de la empresa y la persona empleada.

También hay una zona en la que se especifica cuánto paga la empresa por las cotizaciones del personal.

Cómo hacer una nómina paso a paso

Una vez que conoces las partes de una nómina, vamos a ver a grandes rasgos qué pasos seguir para hacer una nómina:

1. Elegir la herramienta. Puedes utilizar alguna de las plataformas disponibles o incluso un Excel. Sin embargo, la opción más ágil y eficiente es contar con un software de gestión de nómina Introducir los datos. Es necesario conocer el tipo de contrato, la categoría profesional, el convenio y la situación personal de cada persona empleada.
2. Cálculo de nómina. En este caso, se deben obtener los resultados en términos de total devengado, cotización, retención y salario neto.
3. Firma y entrega. La persona empresaria o responsable del área de Recursos Humanos firmará la nómina y entregará una copia a la persona empleada.

Ahora ya sabes cómo se hace una nómina paso a paso y todos los datos necesarios para ello. Para facilitar esta labor y reducir la probabilidad de error, nuestro consejo es que cuentes con un software integral de nóminas que te permita optimizar la gestión de los recibos salariales, digitalizar procesos y maximizar la productividad en tu organización.